L'organisation des réunions et la prise de décisions
Les comités de retraite trouveront dans cette rubrique des conseils utiles sur l'organisation des réunions et la prise de décisions.
Organiser les réunions
La prise de décisions
Des réunions régulières doivent être prévues afin de permettre au comité d'exercer ses fonctions avec compétence.
Lorsque des personnes agissent au nom du comité de retraite (mandat) ou remplissent des tâches précises (contrat de service), il est souhaitable de prévoir plus de réunions afin que le comité puisse exercer un suivi adéquat. Par exemple, certains comités se réunissent tous les 3 mois pour suivre l'évolution de la caisse de retraite.
Lorsque l'administration a été déléguée en totalité, les réunions sont généralement moins fréquentes. Certains comités organisent 1 ou 2 réunions par année pour rencontrer le délégataire, qui fait alors rapport de son administration et l'informe de toute situation qui peut compromettre le financement du régime et son administration quotidienne.
La fréquence des réunions est généralement prévue dans le texte du régime de retraite. Le comité peut recommander à celui qui a le pouvoir de modifier le régime, généralement l'employeur, d'apporter des changements à ce sujet, s'il y a lieu.
| Si l'administration du régime n'a pas été dûment déléguée et que le comité se réunit une fois par année, il est important de revoir cette pratique. |
La convocation
La convocation est habituellement effectuée par le secrétaire du comité, qui doit suivre les règles en vigueur. Ces règles peuvent prévoir:
- le nombre de jours à respecter entre la date de convocation et la date de la rencontre
- les modalités d'envoi de l'ordre du jour et de toute information nécessaire à la prise de décision
| Dans le cas où le comité compte peu de membres, la convocation peut être effectuée de manière moins formelle. Il serait alors utile de conserver des preuves de la convocation et de la tenue de la réunion. |
La convocation peut être effectuée par courriel (les membres qui ne peuvent pas être joints de cette façon doivent alors être convoqués par courrier postal).
L'ordre du jour
L'ordre du jour est généralement établi par le président du comité. Il existe toutefois différentes manières d'établir un ordre du jour, dont les suivantes:
- le secrétaire peut dresser l'ordre du jour à partir des suggestions reçues de tous les membres du comité avant une date donnée
- lors d'une réunion, les membres peuvent décider de l'ordre du jour de la prochaine réunion
- les membres devraient avoir la possibilité d'ajouter des sujets à l'ordre du jour d'une réunion
Tous les membres doivent avoir la possibilité d'assister aux réunions et de s'y rendre facilement. Leurs frais de déplacement sont assumés par la caisse de retraite ou par l'employeur, selon ce qui est prévu dans le texte du régime de retraite.
Le comité doit adopter des règles sur le déroulement des réunions. Ces règles peuvent être plus ou moins élaborées selon la taille du régime et le fonctionnement de l'administration (mandat, délégation).
Habituellement, ces règles prévoient:
- la présidence de la réunion par le président du comité ; en son absence, le vice-président, le secrétaire ou la personne choisie par le comité tiendra la réunion
- les modalités pour soumettre des propositions, procéder au vote et y apporter des amendements
- les modalités quant au droit des membres de s'exprimer sur chacune des propositions (le temps alloué, le droit de s'exprimer de nouveau, la personne qui a le droit de parole en premier, le droit du président de clore le débat après un délai raisonnable, l'obligation pour les membres de ne pas discuter entre eux lorsqu'un membre a la parole, etc.)
| Les règles de fonctionnement du comité doivent être simples pour éviter les débats sur les procédures et les délais. Elles ne doivent pas nuire au bon fonctionnement de l'administration. Au contraire, elles doivent permettre au comité d'exercer ses fonctions avec efficacité. Le Code Morin* fournit des exemples de règles qui peuvent aider le comité à établir ses propres règles.
* MORIN, Victor. Code Morin: Procédure des assemblées délibérantes, Éditions Beauchemin, Laval, 2002. |
Il existe différentes façons de voter. Généralement, le vote se tient à main levée. Il peut aussi se faire par « oui » ou « non », ou par scrutin secret.
Il importe que les règles sur le dénombrement soient clairement établies. Par exemple, les membres en faveur d'une proposition votent en premier, le président inscrit le nombre de voix, etc.
Pour les réunions par vidéoconférence ou les conférences téléphoniques, des mécanismes reconnus doivent permettre d'enregistrer le vote de chacun des membres.
Comme chaque membre a un droit de vote (à l'exception du membre additionnel ou « non votant »), les décisions du comité ne peuvent être prises au moyen d'un vote paritaire, par exemple un vote pour les représentants de l'employeur, un vote pour le syndicat et un vote pour les participants à la retraite.
Dans certains régimes, le président du comité a un vote prépondérant en cas d'égalité des voix. La décision du comité est alors celle en faveur de laquelle le président a voté.
Chacun des membres, sauf le membre additionnel (ou « non votant »), a un droit de vote. Les décisions se prennent selon le pourcentage prévu au régime de retraite ou, si le régime ne prévoit pas de règles particulières, elles doivent être prises à la majorité selon les règles prévues au Code civil, soit 50 % plus un.
- Le comité ne peut donc prévoir d'autres règles si le texte du régime est muet sur cette question.
- Chacun des membres présents à la réunion est réputé avoir approuvé la décision du comité même s'il a voté contre, à moins de manifester par écrit son désaccord.
| Vous êtes présent à une réunion et vous n'êtes pas d'accord avec une décision du comité? Faites inscrire votre dissidence dans le compte rendu de la réunion pour ne pas être tenu responsable de cette décision. Vous êtes absent à une réunion? Vous êtes considéré comme d'accord avec la décision du comité, sauf si vous manifestez votre dissidence dans un délai raisonnable après avoir pris connaissance du compte rendu de la réunion. |
Le comité doit se doter de règles pour faire circuler rapidement les comptes rendus après la réunion. De cette façon, les membres absents peuvent en prendre connaissance dans un délai raisonnable.
| Les membres non votants ont le droit de recevoir les mêmes documents que tous les autres membres du comité de retraite. Ils peuvent participer aux discussions du comité concernant une proposition, soumettre un projet de résolution et appuyer une proposition destinée au vote. |
L'élaboration des comptes rendus des réunions
- Les motifs à l'appui des décisions du comité doivent être suffisamment élaborés dans les comptes rendus des réunions.
- Il importe de conserver toute la documentation ayant servi à la prise de décisions (rapports, avis, études, etc.).
- Les comptes rendus devraient aussi faire mention des autres possibilités qui ont été étudiées par le comité et des raisons pour lesquelles elles n'ont pas été retenues. Le comité doit pouvoir montrer qu'il a considéré l'ensemble des options possibles et qu'il a agi dans le meilleur intérêt des participants et des bénéficiaires.
- Les désaccords avec les décisions du comité doivent être inscrits dans les procès-verbaux. Il serait préférable que les motifs des dissidences soient suffisamment élaborés.
| Dans le doute, le comité devrait reporter la prise d'une décision
Lorsque le comité ne dispose pas de toute l'information nécessaire, il est préférable de demander des renseignements supplémentaires avant de prendre une décision. |
Pour les régimes de grande taille administrés à l'interne, le comité forme généralement des sous-comités pour faire des recommandations sur des questions techniques, l'aider à suivre les placements de la caisse de retraite, etc.
Les sous-comités n'ont pas de pouvoirs décisionnels, à moins que l'administration ne leur ait été déléguée. Ils doivent rendre compte régulièrement de leur travail au comité de retraite.