Information aux participants
Le sommaire du régime
L' administrateur doit fournir au travailleur un sommaire du régime de retraite dans les 90 jours suivant la date où il est devenu admissible au régime. Ce sommaire est accompagné, entre autres, d'une brève description des avantages de participer au régime, des cotisations requises et des autres droits et obligations du participant.
Le relevé annuel
Dans les 9 mois suivant la fin de l'exercice financier, chaque bénéficiaire et participant, qu'il soit actif ou non, doit recevoir un relevé de ses droits et un exposé sommaire des modifications apportées au régime au cours de l'exercice. L'administrateur doit aussi joindre au relevé annuel les coordonnées de toutes les associations qui représentent des participants actifs non syndiqués, des participants non actifs et des bénéficiaires du régime, s'il a été informé de l'existence de telles associations.
Important
Le relevé annuel du régime de retraite de l'employeur ne doit pas être confondu avec le relevé de participation au Régime de rentes du Québec.
Le premier relevé permet au participant à un régime de retraite d'un employeur de suivre l'évolution de ses droits. Le second permet au cotisant de connaître les revenus de travail inscrits à son nom au Régime de rentes du Québec et les sommes qui pourraient être versées, à lui et à ses proches, à la retraite, au décès ou en cas d'invalidité.
L'avis préalable aux modifications du régime
L'administrateur du régime a l'obligation d'aviser par écrit chaque participant, actif et non actif, des modifications apportées au régime. Dans certains cas, l'avis peut être publié dans un des quotidiens de la région ou affiché sur les lieux de travail.
Le relevé de fin de participation
Lorsqu'un participant cesse sa participation active au régime, l'administrateur doit lui fournir, dans les 60 jours après en avoir été informé, un relevé qui indique notamment le solde de son compte. Ce relevé peut aussi indiquer les modalités d'acquittement applicables.
Autres relevés sur le régime de retraite
L'administrateur doit transmettre :
- le relevé de droits à la suite de la rupture des conjoints, lorsque l'un d'eux en fait la demande
- le relevé de droits relatif à la retraite progressive dans le cas où il y a eu paiement au comptant du régime par suite d'une entente avec l'employeur ne portant que sur la réduction du temps de travail
- le relevé de droits à la suite de la terminaison du régime
L'assemblée annuelle
Dans les 9 mois suivant la fin de l'exercice financier du régime, l'administrateur doit convoquer une assemblée à laquelle sont conviés l'employeur et tous les participants et bénéficiaires. Au cours de cette assemblée, il rend compte de son administration du régime. Si le régime est administré par un comité de retraite, les participants peuvent désigner des membres votants et non votants à ce comité, le cas échéant.
Cette assemblée permet aussi d'obtenir de l'information sur la situation financière du régime et sur toute modification apportée au régime au cours du dernier exercice financier.
Consultation des documents relatifs au régime de retraite
Au moins une fois par année, tout participant, travailleur admissible ou bénéficiaire peut consulter gratuitement certains documents, dont :
- le texte du régime
- la politique de placement
- les actes de délégation de pouvoirs
- les rapports financiers
- les ententes cadres de transfert
- les déclarations annuelles de renseignements
- la correspondance entre Retraite Québec et l'administrateur (sauf si elle concerne une autre personne)
L'administrateur doit permettre cette consultation gratuite dans les 30 jours suivant la réception d'une demande écrite à cet effet. Il peut remplir cette obligation en remettant, sans frais et dans les mêmes délais, une copie des documents demandés.
La consultation a lieu à l'endroit le plus près de la résidence du demandeur, soit au bureau de l'administrateur ou à l'établissement de l'employeur désigné par l'administrateur.
L'administrateur peut exiger des frais pour une seconde consultation au cours d'une même année ou pour des copies supplémentaires.