Règles pour choisir les fournisseurs de services

Le règlement intérieur doit prévoir des règles pour choisir, rémunérer, surveiller et évaluer les fournisseurs de services. Le choix de fournisseurs de services compétents constitue l'une des décisions les plus importantes de l'administrateur du régime. Ces fournisseurs conseillent l'administrateur ou remplissent des fonctions qu'il leur a confiées. De mauvais choix peuvent occasionner des erreurs et, dans certaines situations, l'administrateur peut même devoir verser des dommages et intérêts.

L'administrateur est responsable des actions de ses fournisseurs, d'où l'importance de choisir des personnes compétentes, de leur donner des instructions claires et d'assurer un suivi adéquat de leur travail. Toutefois, il n'est pas responsable des actions de la personne à qui il a délégué des pouvoirs, ni de celle qui exerce des pouvoirs discrétionnaires, s'il a choisi une personne compétente, lui a donné des instructions claires et a suivi son travail adéquatement.

Le règlement intérieur doit prévoir les principales règles à suivre pour sélectionner des fournisseurs compétents. Ces règles doivent permettre à l'administrateur de démontrer qu'il a pris des moyens raisonnables pour sélectionner un fournisseur capable de donner les services requis.

Pour inviter les fournisseurs à soumettre leur candidature, le règlement intérieur pourrait par exemple prévoir que l'administrateur procède par appel d'offres sur invitation. Il devrait normalement préciser les étapes suivantes :

  • définir les services dont l'administrateur a besoin
  • déterminer des critères de sélection objectifs (compétences, domaine d'activité, proximité, etc.)
  • dresser une liste de candidats potentiels
  • donner des instructions aux candidats au moyen par exemple du cahier des charges
  • analyser les soumissions reçues, par exemple à l'aide d'une grille d'évaluation
  • convoquer les candidats retenus en entrevue pour faire son choix parmi les candidats.

Ces mécanismes de sélection peuvent varier selon le fournisseur de services à choisir.

L'administrateur devrait signer avec le fournisseur choisi un contrat qui prévoit les obligations des parties, dont les modalités de la reddition de comptes (fréquence des rencontres et des rapports, etc.), le prix et les règles relatives à la facturation, ainsi que les conditions pour le modifier ou le résilier.

Notez que...

L'administrateur devrait évaluer régulièrement ses fournisseurs de services, même en l'absence de difficultés.

Les principaux fournisseurs de services

L'administrateur doit retenir les services de professionnels pour remplir certaines fonctions financières et administratives.

Sauf exceptions, un comptable auditeur doit auditer le rapport financier de la caisse de retraite et fournir à l'administrateur le rapport d'audit et le rapport sur les autres éléments relevés dans le cadre d'une mission d'audit.

Dans un régime à prestations déterminées, un actuaire doit préparer les évaluations actuarielles requises par la Loi sur les régimes complémentaires de retraite et par la Loi de l'impôt sur le revenu.

Habituellement, l'administrateur retiendra aussi les services des personnes suivantes :

  • un dépositaire de titres (gardien des valeurs)
  • un gestionnaire de portefeuille
  • un fournisseur de services administratifs (exemple : le service des ressources humaines chez l'employeur, un établissement financier, une firme d'actuaires).

Certains administrateurs retiennent également les services d'un expert financier, d'un conseiller juridique ou d'un conseiller en communication.

Pour en savoir plus sur les autres sujets dont doit traiter le règlement intérieur, voyez : 

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