Général - Protection des renseignements personnels - Collecte de renseignements

Retraite Québec doit s'assurer, avant de demander des renseignements personnels, que ceux-ci sont nécessaires à l'exercice de ses activités ou à la mise en oeuvre d'un programme dont elle a la gestion. (Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 64)

Un document est nécessaire lorsqu'il est indispensable.

On doit juger de la nécessité d'un renseignement selon le contexte de chaque situation. Ainsi, la loi oblige le demandeur à s'interroger sur la pertinence du renseignement qu'il souhaite recueillir. Cette règle est obligatoire et un organisme ne peut pas l'ignorer, même s'il a le consentement de la personne concernée par les renseignements.

La Commission de l'accès à l'information (CAI) a eu à juger de la nécessité de divulguer ou de demander des renseignements personnels dans les situations suivantes :

Renseignements concernant la vie sociale

La CAI a conclu qu'un organisme public ne peut pas recueillir des renseignements concernant la vie privée, conjugale et religieuse d'une personne. Ces renseignements ne sont pas nécessaires à l'employeur.

Renseignements demandés lors de la période d'embauche

Selon la CAI, il n'est pas nécessaire de recueillir le numéro d'assurance sociale ou les renseignements médicaux d'une personne avant son embauche.

Diagnostic médical lors d'une absence pour maladie ou invalidité

Seuls les organismes publics qui agissent comme assureurs peuvent recueillir un diagnostic médical. Le diagnostic du médecin est nécessaire pour l'administration du régime d'assurance seulement, il n'est donc pas nécessaire pour l'employeur. (Réf. : N99321)

Validation du diagnostic médical

Le médecin de l'employeur peut recueillir les renseignements nécessaires pour la validation du diagnostic médical seulement. Il ne peut pas demander le dossier médical complet d'un employé, puisque seules l'analyse et les recommandations sont nécessaires.

Lors de la collecte de renseignements personnels, Retraite Québec doit informer la personne :

• que la collecte est faite au nom de Retraite Québec;
• des raisons de la collecte et du traitement qui sera accordé à l’information demandée;
• des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis (formulaire, téléphone, en personne);
• du caractère obligatoire ou facultatif de la demande;
• des conséquences d’un refus de répondre;
• que les renseignements personnels qu’elle fournit sont rectifiables et accessibles.

Lorsque requis, la personne doit également être informée :

• des conséquences du retrait de son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis à la suite d’une demande facultative;
• du nom du tiers qui recueille les renseignements au nom de Retraite Québec, par exemple une firme de sondage;
• du nom des tiers à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements lorsque les fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis le justifient, par exemple une entreprise qui assiste Retraite Québec dans l’évaluation d’un programme;
• de la possibilité que les renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec.

(Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 65)

Caractère obligatoire ou facultatif d’une demande

Demande obligatoire

Une demande est « obligatoire » lorsque la collecte de renseignements personnels peut affecter les droits de la personne concernée et empêcher le traitement d’une demande en cours dans son dossier.

Par exemple, si une personne refuse de fournir son adresse des trois dernières années pour se qualifier comme conjoint de fait, elle met en péril le traitement de sa demande de rente de conjoint survivant.

Demande facultative

Une demande est « facultative » lorsqu’elle n’a pas d’impact direct sur les droits de la personne en cas de refus.

Par exemple, si Retraite Québec désire collecter des renseignements personnels pour réaliser un laboratoire client et que la personne refuse, la conséquence est qu’elle ne pourra pas participer à ce laboratoire client.

Omission de fournir des renseignements personnels

Retraite Québec ne peut pas suspendre l'analyse d'une demande ou refuser de la faire lorsque la personne omet de fournir un ou plusieurs renseignements personnels exigés administrativement, mais qui ne sont pas nécessaires au traitement de sa demande. (Réf. : 31146N)