PO 5010-05 : Demandes écrites

Le titulaire d’un consentement est la personne désignée par le client apte à qui Retraite Québec peut transmettre les renseignements le concernant en fonction des paramètres du consentement.

Le mandataire est la personne autorisée par le client à agir en son nom. Le mandataire doit prouver son titre en présentant une procuration seule, une procuration avec mandat de protection ou une procuration perpétuelle dans laquelle le client apte, concerné par le renseignement à donner, le désigne comme étant son mandataire.

Les membres d’un ordre professionnel, tels les avocats et les notaires, n’ont pas à fournir leur mandat dans la mesure où ils déclarent par écrit dans une lettre avec papier à en-tête signée que la personne représentée est leur client. Les comptables qui doivent produire les déclarations de revenus d’un client n’ont pas, eux non plus, à fournir leur mandat.

Le mandataire, le tuteur privé ou le curateur privé doit prouver son titre en présentant le jugement le désignant comme administrateur de notre client. Si son nom figure dans les registres du Curateur public du Québec, il n’est pas nécessaire d’obtenir le jugement.

Les membres d’un ordre professionnel, tels les avocats et les notaires, n’ont pas à fournir leur mandat dans la mesure où ils déclarent par écrit dans une lettre avec papier à en-tête signée que la personne représentée est leur client. Les comptables qui doivent produire les déclarations de revenus d’un client n’ont pas, eux non plus, à fournir leur mandat.

Le député ou un membre de son personnel est considéré comme ayant reçu un mandat tacite de la personne concernée, à l’égard de certaines demandes. Toute information sur l’évolution du traitement d’un dossier lui sera communiquée.

Cependant, les renseignements personnels sont communiqués directement à la personne concernée. Le député est avisé de la communication des renseignements, mais n’en obtient pas copie, à moins qu’un consentement ne soit joint à la demande.

Les demandes sont transmises au bureau de la Commissaire aux services.

Les héritiers et le liquidateur d’une succession peuvent obtenir seulement les renseignements nécessaires à l’exercice de leurs droits ou de leurs fonctions (ex. : renseignements liés à la prestation de décès, à la demande de rente posthume, aux rentes dont était bénéficiaire la personne décédée). Ils doivent motiver leur demande et prouver leur titre, généralement en présentant le testament de la personne décédée.

Certains renseignements, dont ceux qui concernent la prestation de décès, peuvent être communiqués au liquidateur puisqu’il lui revient de payer les frais de sépulture si cela n’a pas été fait.

Les renseignements qui ne les concernent pas directement ne peuvent pas leur être transmis; par exemple, les renseignements sur le versement et le montant d’une rente de conjoint survivant, puisque cette rente ne fait pas partie de la succession.

Ces demandes doivent être transmises au répondant, qui lui, consultera la Direction des affaires juridiques au besoin.

Lorsque Revenu Québec agit à titre d’administrateur d’une succession non réclamée, ce ministère ne peut obtenir que les renseignements nécessaires à l’accomplissement de cette fonction.

Le Curateur public peut obtenir les mêmes renseignements que la personne concernée lorsqu’il désire obtenir de l'information relative à une personne sous sa curatelle ou tutelle.

À titre de curateur ou tuteur d’un héritier, le Curateur peut obtenir les mêmes renseignements que l’héritier.

Le Protecteur du citoyen peut obtenir tous les renseignements sur la personne concernée lorsqu’il traite une plainte formulée par cette personne. Ses demandes d’accès sont transmises au bureau de la Commissaire aux services.

Le répondant doit transmettre leurs demandes à la Direction des affaires juridiques.

L'enquêteur doit être investi des pouvoirs d'un commissaire-enquêteur en vertu de la Loi sur les commissions d'enquête. Les enquêteurs peuvent contraindre une personne à leur fournir les renseignements requis dans le cadre de leur enquête, au moyen d'une assignation. La demande d’accès doit être transférée au répondant en matière d’accès. Celui-ci la transmettra à son tour à la Direction des affaires juridiques, qui s'assurera du statut de l'enquêteur et de ses pouvoirs.

Un ministère ou un organisme qui fait une demande d’accès à Retraite Québec, accompagnée d’un consentement valide, peut obtenir les renseignements concernant la personne visée. De telles communications ont généralement lieu au moyen d’ententes administratives. Si ce n’est pas le cas, le répondant en matière d’accès doit être informé de ces demandes et en faire part à la Direction des affaires juridiques. Au besoin, une entente pourra être conclue par la suite.

Toute demande de communication de renseignements personnels présentée par une personne autre que les personnes mentionnées ci-dessus doit être transmise au répondant en matière d’accès de la direction concernée, qui verra à la faire suivre à la Direction des affaires juridiques s’il y a lieu.