Général - Accès aux documents - Divulgation de l'information

Le responsable de l'accès doit répondre dans les 20 jours calendrier qui suivent la date de réception de la demande d'accès, mais il peut envoyer un avis au demandeur pour se prévaloir d'un délai supplémentaire de 10 jours calendrier. (Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 47, 98)

La personne qui fait une demande d'accès peut consulter le document dans les locaux de Retraite Québec pendant les heures d'ouverture des bureaux. Elle peut aussi le faire à distance. (Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 10)

Document transmis par voie électronique

Un document peut être transmis par voie électronique s'il est à caractère public. Par contre, le document qui contient des renseignements personnels ne peut pas être transmis de cette manière.

Demande d'accès à distance

Des frais peuvent être exigibles lorsque la consultation ne se fait pas directement dans les locaux de Retraite Québec et qu'il y a des frais relatifs à la transmission du document. Les frais exigibles ne peuvent pas dépasser le coût de la transcription, de la reproduction ou de la transmission du document.

Lorsque Retraite Québec exige des frais, elle doit informer le demandeur du montant approximatif qui lui sera facturé avant de reproduire le document demandé. Dans le cas d'une demande d'accès à plus d'un document, les frais de transcription ou de reproduction doivent être identifiés pour chacun des documents demandés.

(Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 11; 31065N)

Document transmis partiellement

Lorsqu'un document contient des renseignements personnels, Retraite Québec ne peut pas refuser l'accès à ce document pour ce seul motif. Elle doit retirer les renseignements personnels et autoriser l'accès au document en partie plutôt que dans sa totalité. L'accès peut toutefois être refusé si ces renseignements protégés représentent la totalité du document. (Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 14)

Refus d'une demande d'accès

Refuser ou empêcher l'accès à un document ou à des renseignements personnels auxquels l'accès est permis constitue une infraction. Toutefois, il existe des raisons qui motivent un tel refus, par exemple une demande d'accès concernant :

• Un avis ou une recommandation qui porte sur une décision de Retraite Québec qui n'a pas été prise;
• Un renseignement dont la communication doit ou peut être refusée en vertu de la Loi sur l'accès;
• Un renseignement qui concerne aussi une autre personne.

Retraite Québec transmet seulement l'information à laquelle la personne faisant la demande d'accès a droit.

Information d'un document à caractère public non transmise

Lorsqu'il s'agit d'un document à caractère public, l'information transmise ne comprend pas les notes personnelles inscrites sur le document, les esquisses, les ébauches, les brouillons, les notes préparatoires ou tout autre document de même nature. De plus, le droit d'accès à un document à caractère public ne porte que sur les documents existants dont la communication ne demande ni calcul, ni comparaison de renseignements. (Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 9, 15)

Depuis le 29 novembre 2009

Retraite Québec est soumise à l'obligation de diffuser dans Internet certains documents et renseignements d'intérêt public tels les suivants :

• Organigramme;
• Inventaire de ses fichiers de renseignements personnels;
• Documents transmis dans le cadre d'une demande d'accès dont la diffusion de l'information présente un intérêt pour le public.

(Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 16.1; RLRQ, chapitre A-2.1, r. 0.2, art. 4)