Général - Protection des renseignements personnels - Divulgation de l'information

Personne concernée

Une personne a le droit de recevoir toute information qui la concerne.

Tiers

Il n'y a que les 2 raisons suivantes qui peuvent justifier la divulgation de renseignements personnels à un tiers :

• L'autorisation de la personne concernée;
• Les exceptions prévues à la loi.

(Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 53, 83)

Représentant légal

Retraite Québec peut communiquer des renseignements personnels au représentant de la personne concernée. Toutefois, le représentant doit prouver son mandat avant que Retraite Québec ne lui divulgue toute information. (Réf. : 30057N)

Refus d'une demande d'accès

Espace fiscal

L'Agence du revenu du Canada n'a pas l'autorisation de fournir à Retraite Québec les renseignements personnels concernant l'espace fiscal d'une personne, à moins que cette dernière ait donné son consentement. (Réf. : 32138N)

Voir la page RP99BAAX00A001

Les situations suivantes permettent de faire exception aux principes de protection des renseignements personnels et de divulguer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée :

Exercice d'une fonction quasi judiciaire

La Loi sur l'accès prévoit que les renseignements personnels obtenus lors de l'exercice de fonction quasi judicaire ne sont pas confidentiels. Cette disposition s'applique aux renseignements personnels obtenus lors d'une demande d'arbitrage. Toutefois, elle ne s'applique pas aux renseignements obtenus lors d'un réexamen puisque ce recours est administratif et non quasi judiciaire comme l'arbitrage.

Personne qui a le pouvoir d'obliger quelqu'un à communiquer ses renseignements personnels

Parfois, des renseignements peuvent être exigés par une personne qui a le pouvoir d'obliger quelqu'un à communiquer ses renseignements personnels, par exemple lors d'une assignation à comparaître pour témoigner ou à déposer des documents. Il s'agit alors d'une communication faite dans un contexte judiciaire et selon des modalités particulières; ces communications sont donc sous la responsabilité du service juridique de Retraite Québec.

Les personnes à qui ces renseignements sont demandés ne peuvent pas se servir de la Loi sur l'accès pour éviter de les fournir.

Nécessaire à l'application d'une loi

La divulgation des renseignements personnels est autorisée lorsqu'elle est nécessaire à l'application d'une loi au Québec. (Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 67)

Nécessaire à l'application des conditions de travail

Un organisme public peut divulguer des renseignements personnels lorsque ces derniers sont nécessaires à l'application d'une convention collective, d'un décret, d'une directive ou d'un règlement qui établit des conditions de travail.

Cette communication ne nécessite pas d'entente particulière ou d'autorisation de Retraite Québec. Toutefois, elle doit respecter le caractère confidentiel des renseignements et être inscrite au registre des communications de l'organisme qui divulgue les renseignements.

(Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 67.1)

Nécessaire à l'exercice d'un mandat

Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer des renseignements personnels à toute personne ou organisme si cette communication est nécessaire à l'exercice d'un mandat confié par l'organisme public. Ce mandat doit être écrit et les renseignements communiqués doivent y être précisés. (Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 67.2)

Lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient

Un organisme public peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer des renseignements personnels à une personne ou un organisme lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient. (Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 68)

Pour aider un conjoint ou un proche parent dans son processus de deuil

Le conjoint ou un proche parent d'une personne décédée peut obtenir les renseignements personnels de cette personne décédée lorsque la connaissance de ce renseignement est susceptible de l'aider dans son processus de deuil. (Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 88.0.1)

Entente de transfert de renseignements personnels

Retraite Québec peut échanger des renseignements personnels avec différents organismes sans avoir l'autorisation de la personne concernée. Ces échanges de renseignements sont conclues seulement s'ils sont nécessaires. Pour permettre ces échanges, il doit y avoir des ententes de transfert de renseignements personnels entre les organismes visés. (Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 68)

Notion de conjoint selon la Loi sur l'accès

Pour l'application de la Loi sur l'accès, la notion de conjoint doit être interprétée de la façon suivante :

• Personnes liées par un mariage ou une union civile;
• Conjoints de fait, soit deux personnes qui font vie commune et se présentent publiquement comme un couple, sans égard à la durée de leur vie commune. Toutefois, en cas de doute, dès que les personnes cohabitent depuis au moins un an ou dès le moment où elles deviennent les parents d'un même enfant, elles sont considérées comme des conjoints de fait.

Notion de proche parent

La notion de proche parent inclut les ascendants (parents) et les descendants (enfants) directs, mais peut également inclure les frères et les sœurs, les cousins et les cousines, les oncles et les tantes, etc.

Comme la notion de proche parent est assez large, elle doit être interprétée selon les circonstances. Ainsi, pour les parents éloignés, il faut considérer la nature et l'intensité des liens affectifs qui unissent les personnes pour déterminé si elles sont un proche parent.

Pour déterminer si un renseignement personnel peut aider le conjoint ou le proche parent dans son processus de deuil, une évaluation est faite en tenant compte du contexte de chaque demande.

La demande de renseignement ne doit pas servir à communiquer des renseignements personnels concernant la personne décédée lors d'un problème en lien avec la succession de cette personne, ni être utilisée pour permettre au conjoint ou à un proche parent de faire sa propre enquête pour déterminer les causes du décès ou identifier un « coupable ».

Conditions pour obtenir les renseignements

Afin d'être autorisé à obtenir les renseignements personnels dans le contexte du processus de deuil, les conditions suivantes doivent être respectées :

• La demande d'accès doit être écrite et adressée à la Direction de l'accès à l'information, de la protection des renseignements personnels et de la gestion des plaintes (DAIPRPGP);
• Le demandeur doit justifier son identité à titre de conjoint ou de proche parent de la personne décédée;
• La connaissance du renseignement personnel doit être susceptible d'aider le demandeur dans son processus de deuil;
• La personne décédée ne doit pas avoir consigné par écrit son refus d'accorder ce droit d'accès.

Note : S'il y a un doute sur l'identité du demandeur, la DAIPRPGP peut demander des preuves supplémentaires. Si des doutes persistent malgré ces preuves, la demande doit être refusée.

Renseignements pouvant être divulgués

Certains types de renseignements peuvent être communiqués au conjoint ou à un proche parent de la personne décédée afin de l'aider dans son processus de deuil. Il peut s'agir, par exemple :

• D'un renseignement personnel qui permet de comprendre les circonstances du décès (rapport d'accident);
• Un renseignement qui agit comme souvenir (une photo).

Le registre des communications de renseignements personnels est accessible à toute personne qui en fait la demande. Il décrit les communications effectuées dont la loi permet la divulgation sans le consentement de la personne concernée et comporte les éléments suivants :

• Organisme ou personne qui reçoit les renseignements personnels;
• Type ou nature des renseignements communiqués;
• Fins poursuivies par la communication;
• Dispositions législatives qui justifient la communication;
• Mesures de sécurité prises pour assurer le caractère confidentiel de la communication.

(Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 67.3, 67.4)

Divulgation de renseignements personnels sans autorisation

Il peut arriver qu'une demande de renseignements personnels effectuée par un tiers qui n'a pas le consentement de la personne concernée ne corresponde à aucune situation décrite dans le registre des communications. Dans ce cas, il faut se référer au responsable de l'accès au document et de la protection des renseignements personnels.

Depuis le 22 septembre 2024

Le droit à la portabilité permet à une personne d’obtenir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, la communication des renseignements personnels informatisés qu’elle a fournis directement à un organisme public, par exemple, lors d’une demande effectuée par les Services en ligne de Retraite Québec.

(Réf. : RLRQ, chapitre A-2.1, art. 84; BN124071)

Avant le 22 septembre 2024

S. O.

Courrier postal

Le courrier postal est le meilleur moyen de transmission.

Téléphone

Il est possible de communiquer des renseignements personnels par téléphone. Par contre, il ne doit pas y avoir de doute sur l'identité de la personne avant de lui divulguer de l'information. Si la personne est incapable de prouver son identité ou refuse de le faire, il faut alors lui demander de formuler sa demande par écrit, par courrier ou par télécopieur.

Télécopieur

La transmission de renseignements personnels par télécopieur doit être évitée. Il est toutefois possible de le faire en respectant des règles de sécurité pour protéger les renseignements personnels. Par exemple, la personne doit écrire sur le document que celui-ci est confidentiel et elle doit aviser le destinataire de la transmission du document avant son envoi. Le destinataire doit ensuite confirmer la réception de ce document.

Courrier électronique

Les renseignements personnels ou les messages confidentiels doivent faire l'objet d'un encodage lorsqu'ils sont transmis par courrier électronique. Le respect de cette exigence suppose que l'organisme ou la personne destinataire est en mesure de décoder les messages transmis. Compte tenu que ces conditions ne peuvent pas être respectées à ce jour, la communication de renseignements personnels ne peut pas s'effectuer par courrier électronique.

Boîte vocale

Aucun renseignement personnel ne doit être laissé sur une boîte vocale.

La personne concernée a droit d'accès à tout renseignement personnel à son dossier, peu importe la raison de la demande.

Le représentant légal a aussi un droit d'accès à certains renseignements concernant la personne qu'il représente.