Catégories de personnes

Le titulaire d’un consentement est la personne désignée par le client apte à qui Retraite Québec peut transmettre les renseignements le concernant en fonction des paramètres du consentement.

Le mandataire est la personne autorisée par le client à agir en son nom. Le mandataire doit prouver son titre en présentant une procuration seule, une procuration avec mandat de protection ou une procuration perpétuelle dans laquelle le client apte, concerné par le renseignement à donner, le désigne comme étant son mandataire.

Les membres d’un ordre professionnel, tels les avocats et les notaires, n’ont pas à fournir leur mandat dans la mesure où ils déclarent par écrit dans une lettre avec papier à en-tête signée que la personne représentée est leur client. Les comptables qui doivent produire les déclarations de revenus d’un client n’ont pas, eux non plus, à fournir leur mandat.

Le mandataire, le tuteur privé ou le curateur privé doit prouver son titre en présentant le jugement le désignant comme administrateur de notre client. Si son nom figure dans les registres du Curateur public du Québec, il n’est pas nécessaire d’obtenir le jugement.

Les membres d’un ordre professionnel, tels les avocats et les notaires, n’ont pas à fournir leur mandat dans la mesure où ils déclarent par écrit dans une lettre avec papier à en-tête signée que la personne représentée est leur client. Les comptables qui doivent produire les déclarations de revenus d’un client n’ont pas, eux non plus, à fournir leur mandat.

Le député ou un membre de son personnel est considéré comme ayant reçu un mandat tacite de la personne concernée, à l’égard de certaines demandes. Toute information sur l’évolution du traitement d’un dossier lui sera communiquée.

Cependant, les renseignements personnels sont communiqués directement à la personne concernée. Le député est avisé de la communication des renseignements, mais n’en obtient pas copie, à moins qu’un consentement ne soit joint à la demande.

Les demandes sont transmises à la Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de la gestion des plaintes (DAIPRPGP).

Les héritiers et le liquidateur d’une succession peuvent obtenir seulement les renseignements nécessaires à l’exercice de leurs droits ou de leurs fonctions (ex. : renseignements liés à la prestation de décès, à la demande de rente posthume, aux rentes dont était bénéficiaire la personne décédée). Ils doivent motiver leur demande et prouver leur titre, généralement en présentant le testament de la personne décédée.

Certains renseignements, dont ceux qui concernent la prestation de décès, peuvent être communiqués au liquidateur puisqu’il lui revient de payer les frais de sépulture si cela n’a pas été fait.

Les renseignements qui ne les concernent pas directement ne peuvent pas leur être transmis; par exemple, les renseignements sur le versement et le montant d’une rente de conjoint survivant, puisque cette rente ne fait pas partie de la succession.

Ces demandes doivent être transmises au répondant, qui lui, consultera la Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de la gestion des plaintes (DAIPRPGP).

Le conjoint ou un proche parent d’une personne décédée peut obtenir les renseignements personnels de cette personne décédée lorsque la connaissance de ce renseignement est susceptible de l’aider dans son processus de deuil.

Les conditions suivantes doivent être respectées : 

• Le requérant doit être le conjoint ou un proche parent de la personne décédée;
• La connaissance du renseignement personnel doit être susceptible d’aider le requérant dans son processus de deuil;
• La personne décédée ne doit pas avoir consigné par écrit son refus d’accorder ce droit d’accès.

Pour l’application de la Loi sur l’accès, la notion de conjoint doit être interprétée de la façon suivante :

• Personnes liées par un mariage ou une union civile; ou
• Conjoints de fait : deux personnes qui font vie commune et se présentent publiquement comme un couple, sans égard à la durée de leur vie commune. Si un doute survient relativement à l’existence de la communauté de vie, celle-ci est présumée dès lors que les personnes cohabitent depuis au moins un an ou dès le moment où elles deviennent les parents d'un même enfant.

La notion de proche parent inclut les ascendants (parents) et les descendants (enfants) directs, mais peut également inclure les frères et les sœurs, les cousins et les cousines, les tantes et les oncles, etc.

L’expression « proche parent » n’étant pas définie par le législateur, elle doit être interprétée selon les circonstances, en ayant à l’esprit les objectifs de la loi. Pour les parent éloignés, il faut donc considérer la nature et l’intensité des liens affectifs qui unissent les personnes.

Exemples de renseignements qui peuvent être communiqués au conjoint ou à un proche parent de la personne décédée :

• Un renseignement personnel qui permet au conjoint ou au proche parent de comprendre les circonstances du décès (ex : un rapport d’accident);
• Un renseignement qui agit comme souvenir (ex : une photo).

Pour déterminer si un renseignement personnel est susceptible d’aider le conjoint ou le proche parent dans son processus de deuil, il est nécessaire de faire une évaluation au cas par cas en tenant compte du contexte de chaque demande. Par contre, la demande de renseignement ne doit en aucun cas servir à communiquer des renseignements personnels concernant la personne décédée lors d’un problème en lien avec la succession de cette personne ou être utilisée pour permettre au conjoint ou à un proche parent de faire sa propre enquête pour déterminer les causes du décès ou identifier un « coupable ».

Procédure à suivre lors d'une demande :

• La demande d’accès aux renseignements personnels d’une personne décédée doit être écrite et adressée à la Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de la gestion des plaintes (DAIPRPGP);
• Le demandeur doit justifier son identité à titre de conjoint ou de proche parent. Dans le doute, la Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de la gestion des plaintes (DAIPRPGP) est légitimée de demander des preuves au demandeur. Si des doutes persistent malgré ces preuves, la demande doit être refusée.

Lorsque Revenu Québec agit à titre d’administrateur d’une succession non réclamée, ce ministère ne peut obtenir que les renseignements nécessaires à l’accomplissement de cette fonction.

Le Curateur public peut obtenir les mêmes renseignements que la personne concernée lorsqu’il désire obtenir de l'information relative à une personne sous sa curatelle ou tutelle.

À titre de curateur ou tuteur d’un héritier, le Curateur peut obtenir les mêmes renseignements que l’héritier.

Le Protecteur du citoyen peut obtenir tous les renseignements sur la personne concernée lorsqu’il traite une plainte formulée par cette personne. Ses demandes d’accès sont transmises à la Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnelset de la gestion des plaintes (DAIPRPGP).

Le répondant doit transmettre leurs demandes à la Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de la gestion des plaintes (DAIPRPGP).

L'enquêteur doit être investi des pouvoirs d'un commissaire-enquêteur en vertu de la Loi sur les commissions d'enquête. Les enquêteurs peuvent contraindre une personne à leur fournir les renseignements requis dans le cadre de leur enquête, au moyen d'une assignation. La demande doit être transférée à la Direction du suivi et du maintien des prestations, qui s'assurera du statut de l'enquêteur et de ses pouvoirs.

Un ministère ou un organisme qui fait une demande d’accès à Retraite Québec, accompagnée d’un consentement valide, peut obtenir les renseignements concernant la personne visée. De telles communications ont généralement lieu au moyen d’ententes administratives. Si ce n’est pas le cas, le répondant en matière d’accès doit être informé de ces demandes et en faire part à la Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de la gestion des plaintes (DAIPRPGP). Au besoin, une entente pourra être conclue par la suite.

Toute demande de communication de renseignements personnels présentée par une personne autre que les personnes mentionnées ci-dessus doit être transmise au répondant en matière d’accès de la direction concernée, qui verra à la faire suivre à la Direction de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de la gestion des plaintes (DAIPRPGP).