Général - Preuve - Recevabilité de la preuve

Retraite Québec n'est pas soumise aux règles de preuve du Code de procédure civile, parce que les décisions qu'elle prend sont de nature administrative, mais elle suit, dans la mesure du possible et avec une certaine souplesse, les règles de preuve du Code civil.

Règle de la meilleure preuve

Selon la règle de la meilleure preuve, Retraite Québec demande au requérant de fournir la preuve de la meilleure qualité possible, la plus fiable du fait ou de l'acte à prouver.

Preuve secondaire

Depuis le 1^er mai 2012

Lors d'une demande de modification d'une date de naissance ou de décès, Retraite Québec accepte en tout temps une preuve secondaire, si l'événement est survenu au Québec. Elle accepte également une preuve secondaire pour une naissance survenue à l'extérieur du Québec. Dans tous les autres cas, la règle avant le 22 novembre 2011 continue de s'appliquer. (Réf. : 37030N)

Du 22 novembre 2011 au 30 avril 2012

Lors d'une demande de modification d'une date de naissance ou de décès, Retraite Québec accepte en tout temps une preuve secondaire, si l'événement est survenu au Québec. Dans tous les autres cas, la règle avant le 22 novembre 2011 continue de s'appliquer. (Réf. : 37030N)

Avant le 22 novembre 2011

Information certifiée RAMQ ou certifiée Retraite Québec

Lorsqu'une information est déjà certifiée RAMQ ou certifiée Retraite Québec et qu'une personne souhaite apporter une modification de la date de naissance ou de la preuve de décès, un original ou une copie certifiée conforme d'un des documents suivants doit être exigé :

Modification de la date naissance

• Certificat de naissance émis par le DEC;
• Acte de naissance émis par le DEC;
• Passeport canadien valide;
• Baptistaire comportant la date de naissance ou autre document religieux émis avant le 1^er janvier 1994.

Modification de la date de décès

• Acte de décès émis par le DEC;
• Certificat d'état civil sur lequel est inscrite la date de décès;
• Acte d'union civile sur laquelle est inscrite la date de décès.

(Réf. : 37030N)

Les différents moyens de preuve sont notamment les écrits, le témoignage. (Réf. : Code civil du Québec, art. 2811)

L'acte ou le fait juridique se prouve par un écrit ou, si aucun écrit n'a été constitué, par un témoignage.

Les écrits ont différentes valeurs les uns par rapport aux autres, et ce, selon qu'il s'agit d'un acte authentique ou semi-authentique.

Original

Depuis le 22 novembre 2011

L'original du document exigé à titre de preuve constitue la meilleure preuve et c'est pour cette raison que Retraite Québec demande généralement l'original. (Réf. : Code civil du Québec, art. 2860)

Avant le 22 novembre 2011

L'original du document exigé à titre de preuve constitue la meilleure preuve et c'est pour cette raison que Retraite Québec demande toujours l'original. (Réf. : 17192N, 18149N, 33237N; Code civil du Québec, art. 2860)

Copie certifiée conforme

Copie d'un document original dont la conformité est reconnue par l'autorité compétente ou par un notaire à l'aide d'une signature et d'un sceau ou, pour le notaire qui n'a pas de sceau, par son code de notaire. Si la copie n'est pas reconnue par l'officier public ou par un notaire, elle n'a aucune valeur légale. Si elle est reconnue, elle devient une copie officielle et tient lieu d'original.

Note : Un employeur ou un commissaire à l'assermentation n'est pas autorisé à reconnaître une copie certifiée conforme.

(Réf. : Code civil du Québec, art. 103, 2815, 2824; 32022N)

Attestation de copie conforme à l'original

Depuis le 28 mars 2011

Document qui constitue une preuve dite « secondaire » puisqu'elle n'est pas délivrée par l'émetteur initial du document. La conformité à l'original doit être attestée par un professionnel habilité à le faire par sa qualité d'officier de justice ou d'officier public qui doit apposer sa signature sur la copie du document, indiquer son titre et appliquer le sceau approprié ou son numéro d'officier public ou de justice, le cas échéant. Ce type de preuve peut être accepté lorsque le demandeur n'est pas en mesure de fournir l'original. (Réf. : 37030N)

Les personnes autorisées à attester qu'une copie est conforme à l'original sont les suivantes :

• Commissaire à l'assermentation nommé par le ministre de la Justice;
• Commissaire à l'assermentation autorisé par la Loi sur les tribunaux judiciaires;
• Secrétaire général, secrétaires généraux adjoints et secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale;
• Greffier d'une cour de justice et leur adjoint;
• Maire, conseillers, greffier ou secrétaire-trésorier d'une municipalité;
• Curé ou ministre du culte autorisé à célébrer les mariages dans un territoire non organisé;
• Avocats inscrits à l'Ordre du Barreau;
• Notaires inscrits à l'Ordre de la Chambre des notaires;
• Juges de paix;
• Personne détenant un brevet d'officier dans les Forces canadiennes et ayant le rang de major ou un rang équivalent ou supérieur (pour le serment d'une personne enrôlée dans les Forces canadiennes).

Avant le 28 mars 2011

S. O.

Copie

Depuis le 20 novembre 2012

Retraite Québec accepte une copie des documents et preuves demandés, sans en exiger l'original. (Réf. : 37030N)

Les copies des documents de preuve doivent être claires et lisibles. Au besoin, nous pourrons en exiger les originaux ou des copies certifiées conformes.

Avant le 20 novembre 2012

Une copie du document original est acceptée comme preuve secondaire lorsque le requérant n'a pas pu se procurer l'original ou une copie officielle et qu'il fait état des démarches effectuées en vain pour se procurer une meilleure preuve. (Réf. : Code civil du Québec, art. 2860)

Télécopie

Depuis le 20 novembre 2012

Retraite Québec accepte une copie des documents et preuves demandés, sans en exiger l'original. (Réf. : 37030N)

Les copies des documents de preuve doivent être claires et lisibles. Au besoin, nous pourrons en exiger les originaux ou des copies certifiées conformes.

Avant le 20 novembre 2012

La télécopie d'un document exigé à titre de preuve est acceptée comme preuve secondaire seulement, même s'il s'agit de renseignements de l'employeur.

Note : Un document contenant des renseignements personnels ne devrait pas être transmis par télécopieur. Toutefois, s'il l'est, des précautions supplémentaires doivent être prises afin d'assurer la protection des renseignements personnels. (Réf. : N93294; 14069N)

Courriel sécurisé

Depuis le 20 novembre 2012

Retraite Québec accepte une copie des documents et preuves demandés, sans en exiger l'original. (Réf. : 37030N)

Les copies des documents de preuve doivent être claires et lisibles. Au besoin, nous pourrons en exiger les originaux ou des copies certifiées conformes.

Avant le 20 novembre 2012

S. O.

Photo d'un document ou document numérisé

Une photo ou la numérisation d'un document original est acceptée comme preuve si le document reçu respecte les caractéristiques d'une preuve et que son intégrité est assurée. (Réf. : 37030N)

Document reproduit

Depuis le 1^er janvier 1994

Un document reproduit peut constituer une preuve s'il est fait par une personne autorisée et s'il répond aux critères suivants :

• Reproduire fidèlement l'original;
• Constituer une image non effaçable de l'original;
• Permettre de déterminer la date et le lieu de la reproduction.

(Réf. : N93233; Code civil du Québec, art. 2841, 2842; RLRQ, chapitre C-1.1, art. 12)

Copie lors de la modification d'un document de preuve

Depuis le 1^er mai 2012

Lors de la modification d'un document de preuve, Retraite Québec accepte une copie des documents suivants :

• Preuve de naissance survenue au Québec ou hors Québec;
• Preuve de décès survenu au Québec ou hors Québec;
• Preuve de mariage contracté au Québec ou hors Québec;
• Preuve d'union civile contractée au Québec ou hors Québec;
• Preuve de rupture de la vie à deux, dans le cadre d'une demande de prestation de survivant, survenue au Québec ou hors Québec.

Les types de preuves acceptés diffèrent d'une situation à l'autre.

(Réf. : 37030N)

Du 22 novembre 2011 au 30 avril 2012

Lors de la modification d'une date de naissance ou de décès, pour un événement survenu au Québec, une copie est acceptée comme moyen de preuve. (Réf. : 37030N)

Avant le 22 novembre 2011

S. O.

Déclaration sous serment

La déclaration sous serment est une déclaration écrite appuyée du serment du déclarant ou de son affirmation solennelle, reçue et attestée par toute autre personne autorisée par la loi. C'est une forme de témoignage écrit.

Une déclaration sous serment est acceptée comme preuve secondaire seulement dans les cas où un témoignage serait accepté comme preuve, soit dans les situations suivantes :

• Destruction de la meilleure preuve par cas imprévu;
• Existence de documents écrits qui rendent plausible la déclaration (commencement de preuve par écrit);
• Impossibilité d'avoir pu constituer une preuve écrite pour un acte juridique.

Elle peut également être acceptée comme preuve secondaire, sous réserve, pour prouver les faits suivants :

• Fin d'emploi;
• Fréquentation scolaire;
• Années d'étude;
• Enseignement;
• Occupation d'un emploi.

Note : Pour une preuve d'emploi, la déclaration sous serment doit provenir d'une personne en autorité ou d'un tiers neutre. Elle ne peut pas provenir d'un collègue de travail. (Réf. : 16108N)

La déclaration sous serment doit, autant que possible, répondre aux conditions suivantes :

• Être appuyée par d'autres témoignages et ne pas être contradictoire à d'autres déclarations assermentées; (Réf. : 15042N)
• Être accompagnée de documents écrits qui rendent plausible la déclaration (commencement de preuve par écrit);
• Être conforme, dans sa forme et son contenu, aux règles du Code de procédure civile.

Les personnes autorisées à faire prêter serment sont les suivantes :

• Commissaire à l'assermentation nommé par le ministre de la Justice;
• Commissaire à l'assermentation autorisé par la Loi sur les tribunaux judiciaires;
• Secrétaire général, secrétaires généraux adjoints et secrétaires adjoints de l'Assemblée nationale;
• Greffier d'une cour de justice et leur adjoint;
• Maire, conseillers, greffier ou secrétaire-trésorier d'une municipalité;
• Curé ou ministre du culte autorisé à célébrer les mariages dans un territoire non organisé;
• Avocats inscrits à l'Ordre du Barreau;
• Notaires inscrits à l'Ordre de la Chambre des notaires;
• Juges de paix;
• Personne détenant un brevet d'officier dans les Forces canadiennes et ayant le rang de major ou un rang équivalent ou supérieur (pour le serment d'une personne enrôlée dans les Forces canadiennes).

(Réf. : RLRQ, chapitre T-16, art. 214, 219; 2130N, 14071N, 15042N, 16108N)

Attestation ou déclaration de l'employeur

En puisant l'information requise dans le dossier du requérant, l'employeur témoigne, dans l'exercice de ses fonctions, du contenu de ce dossier. Ainsi, l'attestation ou la déclaration de l'employeur est une forme de témoignage. Elle est une preuve suffisante pour établir une période de service et ses détails. (Réf. : N91021; 14071N)

Déclaration d'un prestataire résidant à l'extérieur du Québec

Lorsqu'un prestataire qui réside à l'extérieur du Québec se présente à Retraite Québec, tout employé autorisé qui le reçoit peut agir comme témoin autorisé. Il doit :

• Valider l'adresse du prestataire;
• Demander deux pièces d'identité avec photo portant des dates de naissance concordantes afin d'en faire une copie;
• Compléter et signer le formulaire « Déclaration d'un prestataire résidant à l'extérieur du Québec », s'il y a lieu.

(Réf. : 37031N)

Procédure de traitement des documents originaux

Lorsque Retraite Québec reçoit un document original d'un client à titre de preuve, elle le traite en effectuant, dans l'ordre, les étapes suivantes :

• Vérifier la concordance des données au dossier avec celles du document;
• Copier le document;
• Apposer le tampon « Attestation de copie » sur la copie et inscrire l'information demandée, soit la date, le nom et la signature de la personne qui accueille la preuve;
• Conserver la copie attestée du document dans le dossier du client;
• Retourner le document original au client.

Procédure de traitement d'une copie

Depuis le 22 novembre 2011

Lorsque Retraite Québec reçoit d'un client une copie d'un document à titre de preuve, elle le traite en effectuant, dans l'ordre, les étapes suivantes :

• Vérifier la concordance des données au dossier avec celles de la copie;
• Apposer l'estampille Copie sur le document ou l'inscrire manuellement et y indiquer la date, le nom et la signature de la personne qui accueille la preuve;
• Numériser la copie du document dans le dossier du client.

(Réf. : 37030N)

Avant le 22 novembre 2011

S. O.

Demande de modification provenant de l'employeur ou d'un centre traiteur

Lorsque la demande de modification provient d'un employeur ou d'un centre traiteur, il doit faire parvenir à Retraite Québec le formulaire « Demande de modification d'un renseignement personnel dans le dossier d'un participant » accompagné d'une copie de la preuve attestant la modification demandée. Lorsque Retraite Québec reçoit une telle demande, la personne qui accueille la demande doit s'assurer que l'employeur a attesté que la copie est conforme à l'original, valider si l'information fournie dans le formulaire et la preuve correspondent et effectuer la modification au système. (Réf. : 37030N)

Du 22 novembre 2011 au 12 décembre 2012

Lorsque la demande de modification provient d'un employeur ou d'un centre traiteur, il doit faire parvenir à Retraite Québec une lettre signée et accompagnée d'une copie de la preuve attestant l'identité de son employé. Lorsque Retraite Québec reçoit une telle demande, la personne qui accueille la demande doit valider si l'information fournie dans la lettre et la preuve correspondent et effectuer la modification au système. (Réf. : 37030N)

Avant le 22 novembre 2011

S. O.